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Digitalizar Acervo Acadêmico É Vantajoso?

As universidades do Brasil, junto com diversos institutos de pesquisa, elaboram milhares de pesquisa por ano. Antigamente, todo esse volume de informação só era obtido na forma impressa. É vantajoso digitalizar acervo acadêmico?

Há tempos que a tecnologia tem influenciado todos os ramos da nossa vida e a digitalização de documentos é um deles. Hoje, por exemplo, órgãos importantíssimos aceitam versões digitais (CETESB é um deles, por exemplo).

Isso porque foi admitido a praticidade e validade desse formato de documento. Documentos físicos podem ser perdidos, rasgados, as folhas amarelam, a impressão pode se prejudicar com o tempo, etc.

É claro que versões físicas são importantes, mas quanto mais digitalizados forem os documentos, mais seguros eles estarão. Além de, claro, a informação é passada de forma muito mais rápida.

Vale a pena digitalizar acervo acadêmico?

Um simples TCC (Trabalho de Conclusão de Curso) possui, em média, 60 páginas. Em um único curso, cerca de 30 alunos costumam apresentar TCC no final do ano. Ou seja, são 1.800 páginas.

Abstrair esse valor para o Brasil inteiro é alarmante. Antigamente, era necessário imprimir cerca de 4 versões para a banca, sendo assim, esse valor ainda seria multiplicado por quatro.

A princípio, a questão ambiental já é muito polêmica. A quantidade de celulose para confeccionar todas essas folhas não é insignificante. E o que acontecem com todas elas? Costumam ser deixadas de canto.

Esse é um dos primeiros pontos para se digitalizar acervo acadêmico – que já é um ponto muito importante, por sinal. O segundo ponto é a passagem desse conhecimento.

Diversas pesquisas extremamente interessantes são publicadas todos os meses. Como ter acesso a elas se estiverem somente nas versões físicas? É de se concordar que o conhecimento fica muito restrito à instituição.

O mundo acadêmico precisa de informações circulando para que as pesquisas se desenvolvam e que, futuramente, os resultados ajudem a sociedade como um todo.

Terceiro ponto para digitalizar acervo acadêmico: organização

O terceiro ponto para digitalizar acervo acadêmico é tão importante quanto os dois anteriores: a organização. As pesquisas e quaisquer outros documentos envolvendo o âmbito acadêmico devem ser organizados.

Isso não é restrito apenas aos documentos que estão sendo trabalhados recentemente, mas todos aqueles já produzidos, desde antes do surgimento do computador.

Todos esses papéis podem – e devem – ser digitalizados. Isso evita que eles se percam ou se deteriorem com o passar do tempo.

Além disso, colocar todos esses documentos dentro um servidor também facilita busca por qualquer um deles.

Não somente em relação às pesquisas feitas por alunos e professores, mas, também, fichas de inscrição, dados dos alunos e funcionário, dentre outras questões.

Uma universidade, por exemplo, possui diversas questões burocráticas – tanto internas quanto externas – e digitalizar acervo acadêmico é uma maneira de manter tudo em ordem.

Sem contar que o volume de papel (que não é pouco) será reduzido consideravelmente.

Como fazer essa digitalização?

Mesmo que fosse destinado à todos os funcionários de uma instituição a organização e digitalização de documentos, isso não seria possível, pois esse procedimento deve ser feito por uma empresa especializada.

Não somente porque o processo de digitalização não é tão simples quanto parece, mas, também, porque é necessário o gerenciamento de todos esses documentos.

Ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos são adaptáveis para qualquer tipo de negócio. Afinal, organização e gestão são duas coisas fundamentais e imprescindíveis para o desenvolvimento do empreendimento.

Seja para digitalizar acervo acadêmico ou qualquer outro tipo de documentação, o Grupo Gerenciar tem todo o conhecimento necessário para o processo de digitalização e gerenciamento.

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