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Como Funciona O ECM?

O ECM – Enterprise Content Management, é um termo que diz respeito à gestão de conteúdos nas empresas. Saber como ele funciona pode maximizar seus resultados amplamente.

Em termos gerais, o Enterprise Content Management busca transformar dados não estruturados em estruturados, geralmente através do uso de softwares e tecnologias que os organizem, centralizem e otimizem.

Na prática, um bom ECM permite que haja fluidez nas informações, organização, transparência e agilidade para acessar dados que podem fazer a diferença na hora de buscar por melhorias contínuas e por soluções.

Em suma, o Enterprise Content Management se trata do gerenciamento completo de conteúdos – fugindo apenas do conceito de armazenamento. Entenda.

ECM – gerenciamento de conteúdos

Todo e qualquer conteúdo gerado por uma empresa, especialmente quando importante para a manutenção de bons relacionamentos com clientes, colegas e com a própria empresa, é de extrema importância.

Isso significa que deve existir foco na hora de armazená-lo e gerenciá-lo, ou seja, saber onde ele estará caso necessário, em que segmento da empresa ele se enquadra, como resgatá-lo para fechar novos contratos…

São muitas as informações que um documento importante pode passar para diferentes pessoas. É por isso que esse conteúdo precisa ser centralizado.

Nessa hora, é preciso contar com um sistema eficiente, ágil, seguro e completo. E esse sistema é chamado de GED – sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Então, em suma, para que haja um bom ECM – Enterprise Content Management, é preciso que haja, inicialmente, um bom GED.

GED e ECM

Compreendendo a relação entre esses dois conceitos é preciso entender, agora, como o GED atua diretamente na gestão de um bom ECM.

  • Documentos desorganizados, arquivados em pastas e em grandes estantes e, especialmente, gerando diversos custos de impressão, tinta e manutenção, definitivamente não são parte de um bom Enterprise Content Management.
  • Agora, trabalhando com a chamada inteligência emocional, digitalizando, arquivando, organizando e segurando esses documentos – através de um bom GED – esse cenário muda.

Em resumo, GED permite que os documentos de uma instituição ou empresa de qualquer porte sejam organizados e controlados a fim de otimizar o acesso a eles.

Consequentemente, isso também culmina em uma melhor forma de organizar conteúdos. Afinal, conteúdos digitais são mais fáceis de categorizar e armazenar, por exemplo, do que opções eletrônicas, certo?

Unindo o útil ao agradável

Toda gestão de documentos eletrônicos começa com a aplicação de um sistema paperless na empresa, reduzindo e até mesmo acabando com o uso de papel nela.

Essa já é uma estratégia que vem sendo usada por empresas de todos os portes no mundo todo, visando não apenas o respeito ao meio ambiente e à sustentabilidade, mas também um melhor fluxo de informações.

Quanto funcionários conseguem ter acesso rápido a um documento qualquer que pode mudar o rumo do cumprimento de suas tarefas diárias, elas se tornam muito mais simples de serem resolvidas e, por isso, geram melhores resultados.

  • Portanto, unir o GED à busca por um bom ECM é fundamental. Em seguida da aplicação do sistema paperless, ele garantirá que seus arquivos sejam gerenciados com profissionalismo e expertise.
  • Afinal de contas, somente especialistas no assunto podem realmente oferecer a você soluções que perdurem ao longo dos anos.
  • São elas que permitem que sejam aplicados processos empresariais que maximizem setores, gestores e relacionamentos com clientes.

Tendo em mente o que é ECM, como ele funciona e como ele se relaciona com o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, não deixe de contar com ambos em seu dia a dia empresarial e de garantir que seus resultados sejam sempre os melhores possíveis!

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